Одним из самых действенных способов увеличения прибыли, как ни странно, является строгий бюджетный контроль. Реалистичные бюджеты, оперативные ежемесячные отчеты о результатах, регулярно обновляемые прогнозы ожидаемых итогов финансового года — основа основ грамотного финансового управления.
Эффективная ежемесячная отчетность
Подводить итоги за прошедший месяц в течение четырех или пяти недель — чудовищная неэффективность. Ежемесячная отчетность должна быть максимально оперативной. Если на этапе планирования приходится использовать оценочные цифры вместо фактической информации, можно через какое-то время заменить все оценки реальными данными. А вот показатели продаж должны рассчитываться ежедневно, еженедельно и ежемесячно — только они дают представление о продвижении к запланированному уровню прибыли. Кроме того, месячная отчетность должна включать в себя максимум информации, например данные о полученных заявках, предложениях на участие в тендерах, продажах, по той или иной причине не состоявшихся, и т. п.
Накладные расходы
Эксперты советуют использовать технику «бюджетирование с нуля»: нужно попробовать посмотреть, как та или иная потребность компании могла быть удовлетворена при отсутствии соответствующего подразделения. Например, доставка была бы перепоручена кому-нибудь на аутсорсинг. Этот метод позволяет критически оценить существующие стандарты деятельности фирмы.
Все остальные статьи накладных расходов лучше планировать через детальное обоснование. Например, перед наймом работников нужно по пунктам расписать вакансию, начиная с названия должности и заканчивая оценкой необходимых капиталовложений. Не стоит указывать, будто каждый сотрудник приступает к работе с первого числа финансового года. Допущения вообще не приветствуются, в том числе крупные округленные суммы на командировки или рекламу. Каждая цифра должна иметь серьезное и четко расписанное обоснование.
Капитальные затраты
Любому бизнесу необходим перечень конкретных проектов с предполагаемой общей суммой капитальных затрат по каждому из них. При этом месяцы, в которые поставщики будут выставлять счета на очередную порцию капитальных затрат, следует выделить дополнительно. Кроме того, важно, чтобы каждый менеджер понимал: то, что его проект был включен в одобренный план затрат, вовсе не означает, что эти затраты были санкционированы автоматически. Нелишним будет стребовать подробное техническо-экономическое обоснование по каждому проекту капитальных вложений, превышающему установленный лимит. Но в середине бюджетного года надо, конечно, ориентироваться по текущей ситуации: если в плане нет расходов по какому-то проекту, возможно, стоит пересмотреть бюджет, уменьшив какие-то статьи капитальных расходов в пользу нуждающегося проекта.
Ежемесячный бюджет не может быть чрезмерно детализирован, наоборот, никаких общих цифр, округленных сумм и предположений быть не должно — только подробная информация с точными обоснованиями.